Política de privacidade

Quem somos

O TrackNFe é um emissor de notas fiscais online: a empresa cliente cadastra os clientes, os produtos e os serviços dela e emite a NF-e, a NFC-e e a NFS-e, que vão ao cliente por e-mail, e pode gerar o boleto com Pix pela conta do Banco Inter. É um serviço da iCreativa Network (ICREATIVA NETWORK TECNOLOGIA DA INFORMACAO LTDA, CNPJ 46.815.157/0001-76), com sede em Rua Bento Gonçalves, 708, Sala 703 Anexo I, Centro, Viamão/RS, 94410-400.

Esta política explica que dados pessoais o TrackNFe trata, para quê, com quem os compartilha, como os protege e por quanto tempo os guarda, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD).

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: [email protected]. É o contato para qualquer assunto desta política, inclusive o exercício dos direitos do titular.

A quem esta política se aplica

A três grupos de pessoas, com papéis diferentes para nós:

• Quem usa o TrackNFe: o responsável pela empresa cliente e a equipe dela. Para esses dados, a iCreativa Network é a controladora.
• Os clientes da empresa, que vão nas notas: os destinatários, os tomadores dos serviços e os pagadores dos boletos. A empresa que emite é a controladora, e o TrackNFe é o operador, que trata os dados em nome dela.
• Quem visita o site ou fala com a gente pelo formulário de contato: a iCreativa Network é a controladora.

Os dados da sua conta

No cadastro: o nome do responsável, o e-mail, o telefone, o nome da empresa, o CNPJ, o endereço e o regime tributário. Na equipe: o nome, o e-mail e o perfil de acesso de cada usuário. No uso: o que a equipe registra no sistema e os registros de acesso (a data, a hora, o endereço IP e a ação feita).

Usamos esses dados para criar e manter a conta, prestar o serviço, dar suporte, cobrar o plano, avisar sobre o serviço e cumprir obrigações legais. As bases legais são a execução do contrato, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e, para os registros de segurança e a prevenção de fraude, o legítimo interesse.

O certificado digital da empresa

Para emitir, a empresa envia o certificado digital A1 dela e a senha. O arquivo fica guardado fora da área pública do servidor, a senha fica cifrada, e os dois são usados só para assinar e transmitir as notas da própria empresa, o que inclui entregá-los à Focus NFe, o provedor fiscal, para essa finalidade.

Os clientes que vão nas notas

Para emitir uma nota, a empresa registra os dados do cliente: o nome ou a razão social, o CPF ou o CNPJ, a inscrição estadual quando houver, o endereço, o e-mail e o telefone, com os itens, os valores e a forma de pagamento da operação. Quando a empresa busca um cliente pelo CNPJ, o TrackNFe consulta os dados públicos do cadastro do CNPJ para preencher a razão social e o endereço.

Tratamos esses dados só para prestar o serviço que a empresa contratou:

• emitir a nota fiscal, que a legislação exige, e transmiti-la à SEFAZ, à prefeitura ou ao Ambiente Nacional da NFS-e;
• enviar ao cliente, por e-mail, a nota autorizada, com o PDF e o XML;
• gerar o boleto com Pix, enviá-lo ao cliente e dar a baixa quando ele for pago, nos planos com o banco;
• guardar as notas e os boletos para consulta da empresa e do contador dela.

Não usamos os dados dos clientes da empresa para publicidade nem para contatá-los fora da nota e da cobrança. Não os vendemos, não os alugamos, não os cruzamos com outras bases, não montamos perfis e não os usamos para treinar sistemas de inteligência artificial. Cada empresa vê só os próprios clientes.

O banco

Quando a empresa conecta a conta PJ dela no Banco Inter, o TrackNFe guarda, cifradas, as credenciais da conexão, e usa a conta para emitir os boletos, consultar os pagamentos e mostrar o extrato. O extrato e os pagamentos ficam visíveis só para a empresa dona da conta. A conexão pode ser desfeita a qualquer momento.

O suporte

O que se escreve no chat do suporte e os arquivos anexados ficam guardados com a conversa, para a equipe atender e retomar o assunto depois. Para resolver um problema, a equipe da iCreativa Network pode consultar os dados da empresa no sistema, só o necessário para o atendimento.

Com quem compartilhamos

Só com quem precisa dos dados para o serviço funcionar, e só o necessário:

• A hospedagem dos servidores, no Brasil, onde ficam o sistema e os bancos de dados.
• A Focus NFe, o provedor fiscal, que transmite as notas, com os dados do cliente que vão nelas, e recebe o certificado da empresa para assiná-las.
• A SEFAZ, as prefeituras e o Ambiente Nacional da NFS-e, que recebem as notas como manda a legislação.
• O Banco Inter, quando a empresa conecta a conta: os dados do pagador e o valor de cada boleto.
• O Asaas, que cobra o plano: só os dados de cobrança da empresa cliente.
• O serviço que envia os e-mails, como a nota ao cliente, os avisos da conta e a recuperação de senha.
• A consulta pública do CNPJ, que recebe só o número consultado.

Compartilhamos também quando a lei, uma ordem judicial ou uma autoridade competente exigir.

Como protegemos

• Cada empresa tem um banco de dados próprio, separado dos das demais.
• Todo o tráfego usa conexão cifrada (HTTPS).
• As senhas de acesso são guardadas com hash. A senha do certificado e as credenciais da conexão com o banco ficam cifradas (AES-256). O arquivo do certificado fica fora da área pública do servidor.
• Toda entrada pede a senha e o código de um aplicativo autenticador (a verificação em duas etapas). A senha tem no mínimo 12 caracteres, com letra maiúscula, minúscula, número e símbolo.
• O acesso tem tentativas limitadas: quem erra a senha ou o código seguidas vezes fica bloqueado por um tempo.
• Cada usuário acessa só o que o perfil dele permite, e as ações importantes ficam registradas, com quem fez e quando.
• A equipe com acesso à produção é restrita e entra com credenciais próprias.

Se houver um incidente

Se houver um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante aos titulares, nós contemos o problema e revogamos as chaves e as credenciais afetadas, avisamos as empresas afetadas, para que, como controladoras, avisem os clientes delas, e comunicamos a Autoridade Nacional de Proteção de Dados no prazo da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

Por quanto tempo guardamos

• As notas fiscais e o XML delas, com os dados do cliente que vão nelas, são guardados por cinco anos, o prazo da legislação fiscal.
• Os dados da conta e o que a empresa registra (os clientes, os produtos, os boletos) ficam enquanto a conta existir.
• O certificado digital fica enquanto a empresa o mantiver no cadastro.
• Os registros de acesso e de atividade ficam por no mínimo doze meses (o Marco Civil da Internet, Lei 12.965/2014, art. 15, pede seis).
• O contato pelo formulário do site fica no e-mail do suporte enquanto for útil para o atendimento.

Encerrada a conta, a empresa pode solicitar a cópia dos dados dela e, depois, a eliminação. Apagamos o que não precisa ser guardado por obrigação legal; as notas e o XML seguem o prazo fiscal de cinco anos.

Os direitos dos titulares

A LGPD (art. 18) dá ao titular dos dados o direito de solicitar:

• a confirmação de que tratamos dados dele e o acesso a eles;
• a correção do que estiver incompleto, inexato ou desatualizado;
• a anonimização, o bloqueio ou a eliminação do que for desnecessário, excessivo ou tratado em desacordo com a lei;
• a portabilidade;
• a informação sobre com quem compartilhamos;
• a revisão do consentimento, quando o tratamento depender dele.

O titular pode também se opor a um tratamento e reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados. As solicitações vão para [email protected], e respondemos nos prazos da lei.

Quem aparece numa nota como cliente de uma empresa deve falar primeiro com a empresa que emitiu a nota, que é a controladora dos dados dele. Se a solicitação chegar a nós, a encaminhamos à empresa e a ajudamos a responder. Os dados de uma nota autorizada não podem ser alterados nem apagados antes do prazo fiscal: a nota é um documento oficial.

Cookies e o armazenamento no navegador

Usamos só o necessário para o sistema funcionar:

• o cookie da sessão de quem entra no sistema;
• quando a pessoa marca "Lembrar de mim", um cookie que a mantém conectada por 30 dias;
• no armazenamento do navegador, preferências da tela.

O site e o sistema não usam cookies de publicidade, de rastreamento nem de análise de terceiros.

Decisões automatizadas e menores

O TrackNFe automatiza tarefas da empresa, como enviar a nota autorizada por e-mail e dar a baixa no boleto pago, mas não toma decisões automatizadas que afetem os interesses dos titulares. O serviço é para empresas e não se destina a menores de 18 anos.

Mudanças nesta política

Quando esta política mudar, a data acima muda junto, e as mudanças importantes são avisadas pelo e-mail da conta.